Masterdatan hallintaan uusi ratkaisu

Niin keskisuuret kuin isotkin yritykset tarvitsevat toiminnassaan luotettavan masterdataratkaisun tuotteiden, asiakkaiden (ja toimittajien) hallintaan. Useat yritykset ovatkin kuumeisesti etsimässä jonkinlaista keskitettyä masterdatan hallintaratkaisua palvelemaan yrityksen kaikkia liiketoiminta-alueita eikä valinta ole helppo. Tämän on huomannut myös Sun Microsystems, joka julkaisi toukokuun 1. päivä tiedotteen, jossa he ilmoittivat perustaneensa yhteisön joka yhteistyössä voisi kehittää avoimiin standardeihin ja määrityksiin perustuvaa Mural MDM ratkaisua.

Masterdatan keskitetty ylläpito on viime vuosina nostanut päätään yhä enemmän, mutta pk-sektorille tilanne on haastavampi; Usealla pk-sektorin yrityksellä on tarve saada ratkaisu käyttöön, mutta käyttöönottokustannukset nousevat usein korkeiksi. Pelkän lisenssin hankkiminen voi maksaa kuusinumeroisen summan ja isoimmille yrityksille vielä enemmän. Ratkaisun pitäisi tukea yrityksen koko liiketoimintaa ja usein käyttöönoton myötä tapahtuu myös organisaatiollisia muutoksia; On perustettava masterdatan hallintatiimi joka keskitetysti vastaa datan oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Lähtökohta: Eri järjestelmät tarvitsevat erilaista tietoa

Mitä enemmän yrityksellä on käytössään erilaisia järjestelmiä, sitä tarpeellisempaa keskitetty masterdatan hallinta on. Jos on useita ERP järjestelmiä, verkkokauppaa, portaalia jne. nämä kaikki pitää saada toimimaan keskitetyn masterdataratkaisun kanssa saumattomasti yhteen.

Usein ERPiin viedään vain toiminnanohjauksessa tarvittava data kuten tieto mistä maista ja toimipisteistä tuotetta myydään, missä sitä varastoidaan, keneltä ostetaan jne. Verkkokaupan data on hieman erilaista. Siellä tarvitaan markkinointitekstejä, tuotekuvia ja muita tuotteeseen liittyviä lisädokumentteja kuten PDF:iä. Mainoksiin tarvitaan tuotteen nimiä, hintaa, kuvaa jne. Pakkaan jos lisätään vielä tuotteen valmistuksen tarvitsemat tiedot, voi hyvin ymmärtää sen problematiikan, jonka kanssa tietohallinto painii.

Ensimmäinen etappi, olipa kyse mistä tahansa MDM ratkaisusta on yleensä tarve muodostaa globaali malli (rakenteellinen kuvaus) tuotteille, asiakkaille, toimittajille. Tämä globaali malli pitää sisällään kaiken mm. tuotteeseen liittyvän tiedon mitä yritys liiketoiminnassaan tarvitsee. Tästä mallista luodaan sittemmin tietorakenne MDM:n sisälle. Rakenteeseen voidaan myös määritellä, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä eivät. MDM ratkaisuissa näitä rakenteita voidaan ketjuttaa ja luoda useitakin malleja jossa mm. tuotteelle esimerkiksi talopaketti tai lipasto, voidaan luoda rakenteellinen kuvaus joka sisältää kaikki pakettiin kuuluvat osaset. Se voi pitää sisällään myös pienimmät osaset kuten ruuvien ja naulojen määrät sekä kokoamisohjeet.

Integroitavuus

Masterdatan käyttöönotossa ensimmäisenä tulee antaa vastaus siihen, millä skenaariolla MDM toimii. Toimiiko se kaksisuuntaisesti järjestelmien välillä vaiko halutaanko todellista keskitettyä masterdatan hallintaa ja estetään muutosten tekeminen muissa järjestelmissä. Tämä vaikuttaa myös olennaisesti tehtäviin integraatioihin.

Mural MDM yhden yön testaamisen jälkeen vaikuttaa mielenkiintoiselta työkalulta ja varsinkin integroitavuuden suhteen siinä on potentiaalia. Integroinnissa varsinkin ERP järjestelmiin törmätään usein tilanteeseen jossa toimintaa ohjaavia parametrejä täytyy ylläpitää tavalla tai toisella ja jos konfiguraatiota muutetaan ERPissä pitäisi myös MDM:ssä vastaavasti muuttua näiden attribuuttien mahdolliset arvot.

Jos halutaan integroida esimerkiksi tuotteet verkkokauppaan siten että keskitetysti julkaistaan MDM:stä tuotetietoa, jossakin on tehtävä tuotemäppäys globaalista mallista kohdejärjestelmän ymmärtämään muotoon ja suoritettava lähetys, joka onnistuu helposti Web Services rajapinnoin. Mural MDM:ssä näytti olevan valmiina rajapinnat: Amazon, Delicious, Facebook, Flickr, Google, Twitter, WeatherBug, Yahoo, Zillow ja Zvents. Voisi nopeasti kuvitella, että uusien Web Services rajapintojen käyttöönotto ei mikään kovin suuri koodaus-sessio ole ja usein kohdejärjestelmästä on ladattavissa suoraan tarvittavat kuvaukset joka edelleen nopeuttaa rajapintojen toteuttamista.

Integraatioissa olennaista on saada myös välittömästi tieto tiedon lähettämisen onnistumisesta – mieluiten keskitettyyn valvontaohjelmistoon. Tällä tavoin voidaan nopeasti puuttua ongelmatilanteisiin ja seuranta on vaivattomampaa.

Mural MDM

Pikaisesti silmäiltynä ja testattuna Mural MDM käyttöönotto itsessään ei vie paljoa aikaa eikä integraatioiden toteutuksestakaan luultavimmin muodostu järjetöntä työmäärää avointen standardien vuoksi. Suurin hyöty Mural MDM:n käyttöönotolle lieneekin sen lisenssoinnissa ja avointen standardien tuessa. Muralista on saatavana kaupallinenkin versio.

Ratkaisuun löytyy yksinkertainen asennusskripti jolla järjestelmän saa osittain käyttöönsä joka vie tunnin pari aikaa. Pätevältä Java-osaajalta järjestelmän pystytys ja perustoimintojen opettelu vie muutamia päiviä, joten MDM ratkaisua valittaessa kannattaa myös tämä ratkaisu ottaa huomioon varsinkin jos kilpailevat tuotteet ja ratkaisut maksavat kuusinumeroisia summia.

Tästä ratkaisusta saattaa hyvinkin tulla kova kilpailija IBM:n Product Centerille, SAPin MDM:lle ja lukuisille muille isojen talojen masterdataratkaisuille kunhan saavat muutaman asiakascasen taakseen tai julkisuuteen.

Lue myös:

MDM -ratkaisun valinnan 10 yleisintä virhettä

Mural: Open Master Data Management Community

Sun Microsystems Announces Mural: Open Master Data Management

Hands On Tutorial: Building Single Entity Views Using Mural Projects

Sun CAPS 6 Has the right vision

From Author: Reliable Open-source Master data solution

Read Full Post »

On se vaan ihme…

Projektityössä törmään toistuvasti tilanteisiin, joita voi vain hämmästellä. Voisi olettaa, että jokainen projektiin osallistuva hallitsisi edes jonkinlaiset atk-taidot ja kyvyn kommunikoida toistensa kanssa. Viime viikolla sain sähköpostin, jossa valiteltiin tiedoston olevan väärässä formaatissa ja jonka vuoksi työt ovat nyt pysähdyksissä. Kun aloin lukemaan viestiketjua läpi, selvisi että työt ovat olleet itse asiassa jumissa jo useita viikkoja tuohon väärään formaattiin vedoten. Viestin lähettäjä pyysi minua toimittamaan heille oikeanlaisen Excel-tiedoston pikimmiten. Kukaan ei tietenkään ollut vaivautunut mainitsemaan asiasta henkilölle joka oli tehnyt tämän tiedoston alun perin.

Viestin alkuperäinen lähettäjä oli toimittanut datan txt-muodossa, eikä kukaan tiimin jäsenistä ollut saanut tätä auki Excelissä. Koska kyseessä oli SAP:n raportti, niin mieleeni tuli ensin että tiedosto on tallennettu SAP:sta väärässä formaatissa (unconverted). Lähempi tutkiminen kuitenkin paljasti, että kyseessä oli aivan oikeanlainen txt-tiedosto, jossa data oli eroteltu sarkaimella. Ja kas kummaa, Excel avasi tämän tiedoston ongelmitta. Ymmärrän kyllä, että tiimissä voi olla henkilöitä joiden atk-taidot ovat heikot, mutta miten ihmeessä kaikki ovat sattuneet juuri samaan tiimiin?

Soitin viestin lähettäjälle ja kerroin tilanteesta. Kuitenkin hänen mielestään tuollaisen datan aukaiseminen on aivan liian vaikeaa ja että olisi suotavaa saada tiedosto Excel-formaatissa. Ja koska data oli jo minulla auki Excelissä, niin hän pyysi minua tallentamaan sen xls-formaattiin ja lähettämään sen hänelle. Tässä vaiheessa en enää tiennyt että itkeäkö vai nauraa…

Olen joutunut/saanut aikaisemmin tehdä hyvinkin paljon samankaltaisia tiedostoja. Vielä asiakkaana ollessani jouduin toimittamaan asiakas- ja materiaalidataa konsulttien määrittelemässä formaatissa, eikä mieleeni tullut heittää koskaan hanskoja naulaan jos kohtasimme ongelmia datan keräämisessä tai konversioissa. Datan kerääminen oli vuorovaikutteista työtä ja kirjeenvaihtoa konsulttien kanssa käytiin lähes päivittäin. Näin varmistimme, että data on meidän puolelta valmiina deadlineen mennessä juuri sellaisessa formaatissa kuin konsultit sen haluavat ja ettei ongelmia ilmaannu dataa ladattaessa SAP:iin. Eikä muuten ilmaantunutkaan.

Meidän onni tässä projektissa oli, että meidän ydinryhmällä oli loistavat tietotekniset taidot. Ilman tietokanta- tai ohjelmointitaitoja projekti olisi myöhästynyt pahastikin, koska käsityönä Exceliin naputeltuna tietojen keruu olisi kestänyt ikuisuuden. Valitettavasti tiedän, että useissa projekteissa tämä tehdään yhä käsityönä, koska käytössä olevia työkaluja ei osata hyödyntää. Yksi syy voi olla tietenkin ettei työkaluja haluta hyödyntää; liian usein kuulen myös sanottavan ”Ettei tämä ole minun tehtävä, kysy joltain toiselta”. Juuri tällainen ajattelutapa saattaa myöhästyttää projektia useita viikkoja vaikka tarvittava työ olisi ollut tehtävissä minuutissa!

Siinäpä sitten selittelet projektin johdolle, miksi ollaan myöhässä aikataulusta…

Read Full Post »